今年、輪番でマンションの理事をやらされています。

なんか1階に住んでいるお爺さんがいるのですが、「要望書」として茶封筒に入れたA4の紙をポストによく入れてくるのですけど。
彼の日本語能力というか、文章能力というかが乏しいのでしょう。何が言いたいのかがわからないのですよね。
防犯のために何かして欲しいのはわかるのです。
そのための方法まで提案して見積までとってくれているのは、まあいいのですけど。

具体的に言うと、As-IsとTo-Beがないんですよね。

かろうじてわかるのが
・防犯のためフェンスをつけて欲しい
・概算見積は nnnn円である
・早くしないと値上げの可能性がある

だけで、それ以外の文章は何が何やらわからず怪文書みたくなってます。やる気のある無能ってのは害悪ですね。。。
概算見積にしたって、どの業者に見積とって作業内容がなんなのかがサッパリわからんのですよ。
早くして欲しくて、提案をするのであればきちんとしたものを出して欲しいし。
ハッキリ言うと、提案なんか必要じゃないと思っており、要望と理由だけでいいじゃないですか。

このお爺さん、総会の時に壊れたレコードプレイヤーのように同じことを繰り返して、20分は総会の終わりを遅らせた人です。「理事会で検討します」って言っても、ひたすら同じ自分の主張を繰り返すの。
本当に困った人だなぁ。

ChatGPTの反応

このおじいさんとの対応は難しい状況のようですね。彼の提案が理解しにくく、会議を長引かせてしまうことに対処するためのいくつかの提案をします。
明確化の要求: 彼の提案書に対して、もっと詳しい説明や追加の情報を求める丁寧な返信を考えてみてください。これは単純なフォームやチェックリストとして構成でき、彼に対して何を変えたいのか（現状「As-Is」と改善後の状態「To-Be」）、なぜそれが必要なのか、どのように実施すべきかという具体的な情報を提供するよう促します。これにより、彼の要望をより構造的で取り組みやすいものにすることができるかもしれません。

専用の提案箱: 役員のポストへの直接投函を避けるために、管理事務所に専用の提案箱を設置することを検討してみてください。全ての住民が提案や要望を提出できるようにし、これを定期的に役員会または管理者がレビューすることで、整理された方法で住民の声を聞くことができます。コミュニケーションと教育: 提案や要望に関するプロセスと期待について定期的に情報を共有することも有効です。次回の総会での短いセッションや、住民がどのように提案を提出すべきか、何を含めるべきかを説明する通知を出すことが、不明瞭な提出を防ぐのに役立つかもしれません。

個別のアウトリーチ: 可能であれば、コミュニケーションのギャップを埋めることができる誰かの助けを借りて、おじいさんと直接話をすることも有効です。彼の懸念を深く理解し、直接プロセスや制約を説明することが、繰り返しと不明瞭な提出を防ぐのに役立つかもしれません。

これらのステップにより、プロセスを効率化し、会議をより効果的に進行し、住民の懸念により効果的に対応できるようになるでしょう。

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まあ少なくとも、防犯対策についてはこのお爺さんが言うやり方が最善な方法とは思えませんね。これそのまま飲んじゃったら杜撰としか言いようがないでしょう。
目的を明確にして、現状はどうか(As Is)、あるべき姿はどうか(To Be)を明確にして、その合間を埋める方法を考えなきゃだめでしょう。